Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist die Grundlage für den wirtschaftlichen und steuerlichen Überblick eines Unternehmens. Sie liefert wichtige Informationen über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage und bildet gleichzeitig die Basis für Steuererklärungen, den Jahresabschluss und die betriebswirtschaftliche Planung.
Dabei wird zwischen Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung unterschieden. Beide Bereiche erfüllen unterschiedliche Aufgaben, sind für Unternehmen jedoch gleichermaßen wichtig.
Grundlagen der Buchhaltung
Unter Buchhaltung versteht man die systematische Erfassung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Einnahmen und Ausgaben, Rechnungen, Zahlungen, Anschaffungen, Bankbewegungen und weitere finanzielle Vorgänge.
Die Buchführung muss dabei bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Geschäftsvorfälle werden anhand der entsprechenden Belege erfasst und den jeweiligen Konten zugeordnet. Aus der laufenden Buchhaltung entstehen wichtige Auswertungen, beispielsweise die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie zeigt, welche Erträge und Aufwendungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums angefallen sind und ob das Unternehmen einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
Die Buchhaltung ist damit weit mehr als das bloße Erfassen von Rechnungen. Sie schafft die Grundlage für einen verlässlichen Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens.
Typische Aufgaben der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle, die sich auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens auswirken. Zu den typischen Aufgaben der Finanzbuchhaltung gehören unter anderem:
- Erfassung und Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verbuchung von Bank- und Kassenbewegungen
- Überwachung und Abstimmung von Debitoren und Kreditoren
- Erfassung von Anlagevermögen und Abschreibungen
- Buchung von sonstigen betrieblichen Aufwendungen und Erträgen
- Umsatzsteuerliche Erfassung der Geschäftsvorfälle
- Vorbereitung bzw. Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen
- Erstellung betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWA)
- Vorbereitung des Jahresabschlusses
Eine sorgfältig geführte Finanzbuchhaltung ermöglicht es dem Unternehmer, die Entwicklung seines Unternehmens laufend zu verfolgen. Gerade bei Unternehmen aus Industrie und Technologie können die Anforderungen an die Buchhaltung besonders vielfältig sein: Unterschiedliche Geschäftsbereiche, Investitionen, Maschinen und Anlagen, Forschungs- und Entwicklungsprojekte oder internationale Geschäftsbeziehungen können zu komplexen Buchungssachverhalten führen.
Aufgaben der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung beziehungsweise Lohn- und Gehaltsabrechnung beschäftigt sich mit der Abrechnung der Mitarbeiter eines Unternehmens. Für jeden Arbeitnehmer müssen unter anderem die vereinbarten Vergütungsbestandteile, Arbeitszeiten beziehungsweise Fehlzeiten und weitere abrechnungsrelevante Informationen berücksichtigt werden.
- Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen
- Erstellung und Übermittlung der erforderlichen Meldungen
- Berücksichtigung von Urlaubs- und Krankheitszeiten
- Abrechnung von Zuschlägen, Sachbezügen oder Sonderzahlungen
- Unterstützung bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträger
Die Lohnbuchhaltung erfordert dabei besondere Sorgfalt, da neben steuerlichen auch sozialversicherungsrechtliche Vorschriften zu beachten sind.
Zusammenspiel von Finanz- und Lohnbuchhaltung
Auch wenn Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung unterschiedliche Aufgabenbereiche darstellen, bestehen zwischen ihnen wichtige Zusammenhänge. Die Personalkosten gehören beispielsweise zu den wesentlichen Aufwendungen eines Unternehmens. Die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung müssen deshalb in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Dort fließen sie unter anderem in die betriebswirtschaftlichen Auswertungen und später in den Jahresabschluss ein. Eine strukturierte und aufeinander abgestimmte Buchhaltung sorgt somit dafür, dass die wesentlichen Unternehmensdaten vollständig und nachvollziehbar erfasst werden.